Conformité RGPD

Dernière mise à jour : septembre 2026

La présente traduction est fournie à titre d'information. Seule la version anglaise est juridiquement contraignante. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise prévaut.

Cette page décrit la manière dont nous traitons les données à caractère personnel que vous nous confiez, en tant qu'atelier ou entreprise de préparation, lorsque vous utilisez notre portail. Elle s'adresse aux clients professionnels qui doivent documenter leur propre conformité avant de travailler avec nous.

Les informations relatives aux données que nous traitons à votre sujet en tant que partenaire contractuel figurent dans notre Politique de confidentialité. Le cadre contractuel est défini dans nos Conditions générales pour clients professionnels, notamment au point 5.7.

1. Notre rôle

1.1 Nous intervenons à deux titres distincts.

1.2 En tant que responsable du traitement pour les données de nos propres partenaires contractuels : coordonnées de votre entreprise, coordonnées de contact, données de compte, commandes et données de facturation.

1.3 En tant que sous-traitant pour votre compte pour les données à caractère personnel de vos propres clients finaux qui nous parviennent via le portail — notamment les numéros d'identification de véhicule, les plaques d'immatriculation et les kilométrages contenus dans les fichiers téléversés ou dans les détails de commande. Nous traitons ces données exclusivement sur la base de vos instructions documentées et non à nos propres fins.

1.4 Vous demeurez le responsable du traitement de ces données. Il vous appartient de disposer d'une base légale pour nous les transmettre.

2. Ce que nous traitons pour votre compte

2.1 Les fichiers originaux de calculateurs que vous téléversez.

2.2 Les données du véhicule transmises avec la commande : constructeur, modèle, année, motorisation, type de calculateur, version logicielle, modifications existantes.

2.3 Le cas échéant, un numéro d'identification de véhicule, si vous choisissez de le fournir. Il n'est pas nécessaire à nos prestations.

2.4 Toute information que vous ajoutez à une commande ou à un ticket d'assistance.

3. Mesures techniques et organisationnelles

3.1 Chiffrement des échanges. L'ensemble du trafic entre votre navigateur et le portail est chiffré au moyen de TLS. Le portail est accessible exclusivement en HTTPS.

3.2 Chiffrement au repos. Les fichiers téléversés et livrés sont stockés chiffrés au niveau du fichier sur le serveur.

3.3 Les mots de passe sont conservés uniquement sous forme d'empreinte cryptographique et ne nous sont pas accessibles en clair.

3.4 Contrôle des accès. Le portail comporte trois rôles. Administrateur dispose d'un accès complet au système et aux fichiers des clients ; ce rôle est actuellement détenu par le seul dirigeant de l'entreprise. Tuner est destiné aux salariés travaillant sur les fichiers ; aucun compte de ce type n'est actuellement utilisé. Client donne accès uniquement à son propre compte, à ses propres commandes et à ses propres fichiers.

3.5 Les journaux du serveur ne sont conservés que pendant une durée limitée, puis supprimés automatiquement.

3.6 Les sauvegardes de la base de données sont créées automatiquement chaque jour et, en outre, avant chaque mise à jour du portail. Les sauvegardes devenues inutiles sont vérifiées et supprimées à intervalles réguliers, dès lors que des sauvegardes plus récentes existent.

3.7 Limitation des finalités. Seules les données nécessaires à la facturation sont transmises à notre système comptable. Les données du véhicule, les numéros d'identification de véhicule et les fichiers téléversés ne sont pas transférés.

3.8 Anonymisation. Dans la mesure où nous utilisons des données techniques issues de commandes finalisées pour améliorer notre base de données, l'anonymisation intervient avant l'entrée des données dans cette base. Les numéros d'identification de véhicule n'en font jamais partie ; lorsqu'un VIN est fourni, il sert exclusivement à générer une protection anticopie liée au véhicule pour le fichier concerné.

4. Sous-traitants ultérieurs

4.1 Nous recourons aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Hébergement
ETH-Services, exploitant Lennart Seitz, Finkenweg 4, 26160 Bad Zwischenahn, Allemagne
Numéro de TVA : DE362373507
Localisation du serveur : Francfort-sur-le-Main, Allemagne
Finalité : exploitation du serveur sur lequel fonctionne le portail.
Contrat de sous-traitance : conclu.

Comptabilité
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Fribourg, Allemagne
Finalité : facturation et comptabilité. Seules les données de facturation sont transmises : nom, adresse, dénomination sociale le cas échéant, numéro d'identification à la TVA, montants, type de prestation et date de la prestation.
Contrat de sous-traitance : conclu.

Traitement des paiements
Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irlande
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg
Finalité : traitement des paiements. Nous ne recevons ni ne conservons à aucun moment les données complètes de la carte.

4.2 Nous ne faisons appel à aucun autre sous-traitant ultérieur ayant accès aux données traitées pour votre compte.

4.3 Nous vous informerons sous forme de texte avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, et vous pourrez vous y opposer.

5. Lieu du traitement

5.1 Le portail et l'ensemble des fichiers téléversés sont hébergés exclusivement en Allemagne.

5.2 Des transferts hors de l'Union européenne n'interviennent que dans le cadre du traitement des paiements et uniquement dans la mesure nécessaire à cette fin. Les prestataires mentionnés au point 4 sont établis dans l'Union européenne.

6. Conservation et suppression

6.1 Les données de compte sont conservées tant que le compte existe.

6.2 Les commandes et les fichiers associés restent actuellement accessibles dans le portail sans limite de durée automatique. Nous mettons en place une suppression automatisée avec les durées suivantes : six ans pour les documents commerciaux généraux et dix ans pour les documents soumis aux obligations fiscales de conservation en droit allemand.

6.3 Les sauvegardes sont vérifiées à intervalles réguliers et supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires, au plus tard lorsque des sauvegardes plus récentes du même ensemble de données existent.

6.4 Vous pouvez à tout moment demander la suppression de commandes et de fichiers déterminés. Les obligations légales de conservation demeurent inchangées.

7. Droits des personnes concernées

7.1 Lorsque votre client final exerce des droits portant sur des données que nous traitons pour votre compte, la demande doit vous être adressée en tant que responsable du traitement.

7.2 Nous vous assistons dans votre réponse, notamment en fournissant des informations sur les données concernées, en les rectifiant ou en les supprimant sur votre instruction.

7.3 Si une demande nous parvient directement, nous vous la transmettons et n'y répondons pas de notre propre initiative.

8. Violations de données à caractère personnel

8.1 Si nous avons connaissance d'une violation affectant des données traitées pour votre compte, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et vous fournirons les informations nécessaires au respect de vos propres obligations de notification au titre de l'art. 33 du RGPD.

8.2 La notification précisera les faits, les catégories de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises.

9. Vos obligations

9.1 Il vous appartient d'être habilité à nous transmettre les données de vos clients finaux.

9.2 Merci de ne nous transmettre que les données réellement nécessaires à la commande. Le numéro d'identification de véhicule est facultatif et n'est requis que lorsqu'une protection anticopie liée au véhicule est demandée.

9.3 Conservez vos identifiants de manière confidentielle et informez-nous sans délai si vous soupçonnez un accès non autorisé.

10. Documentation pour vos propres registres

10.1 Le contrat de sous-traitance mentionné au point 5.7 de nos Conditions est disponible sur demande.

10.2 Si vous avez besoin de documents complémentaires pour votre registre des activités de traitement, contactez-nous : nous fournirons ce qui est en notre pouvoir.

11. Contact

PowerHub
Eduard Ruder
Kaspersweg 15b
26131 Oldenburg
Allemagne

Téléphone : +49 157 84613054, joignable du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00
Courriel : info@powerhub.group

Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné, les conditions légales n'étant pas réunies.